Первое письмо задает тон всему последующему общению, поэтому важно правильно его составить. Рассмотрим ключевые элементы эффективного первого письма в различных ситуациях.

Содержание

Структура первого письма

ЭлементОписание
ПриветствиеПерсональное обращение к адресату
ПредставлениеКраткая информация об отправителе
Цель письмаЧеткое указание причины обращения

Деловая переписка

Обязательные элементы

  • Тема письма, отражающая суть сообщения
  • Официальное обращение (Уважаемый Иван Иванович)
  • Указание компании и должности отправителя
  • Конкретный запрос или предложение

Пример структуры

  1. Приветствие с именем получателя
  2. Представление себя и своей организации
  3. Цель обращения (1-2 предложения)
  4. Конкретное предложение или вопрос
  5. Вежливое завершение с контактами

Личное письмо

СитуацияРекомендации
ЗнакомствоУказать, как узнали о человеке
Ответ на объявлениеСсылка на конкретное предложение
Просьба о помощиЧеткое описание проблемы

Что следует избегать

  • Излишней многословности
  • Расплывчатых формулировок
  • Личных вопросов в деловой переписке
  • Ошибок в имени адресата

Электронные письма

Технические рекомендации

  1. Короткая и информативная тема
  2. Имя файлов вложения (если есть)
  3. Четкая подпись с контактами
  4. Форматирование для удобства чтения

Пример профессиональной подписи

ЭлементПример
ИмяАлександр Петров
ДолжностьМенеджер по продажам
КонтактыТел: +7 (XXX) XXX-XX-XX

Первое письмо должно быть кратким, информативным и вежливым, с четким указанием цели обращения. Правильно составленное сообщение увеличивает шансы на положительный ответ и продуктивное общение.

Другие статьи

Как правильно писать "за наличный расчет" и прочее